Số hóa hồ sơ lưu trữ - Nền tảng quản lý dữ liệu di sản trong kỷ nguyên số

     Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc số hóa hồ sơ, tư liệu lưu trữ và ứng dụng công nghệ số vào công tác quản lý đã trở thành xu hướng tất yếu của các cơ quan, đơn vị nhà nước, đặc biệt trong lĩnh vực văn hóa, di sản mang những giá trị lịch sử, văn hóa cần được bảo tồn lâu dài. Riêng đối với Trung tâm Bảo tồn Di sản Văn hóa Thế giới Hội An, công tác số hóa hồ sơ lưu trữ không chỉ góp phần đổi mới phương thức lưu trữ truyền thống mà còn là nhiệm vụ cần thiết, tạo nền tảng xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hiện đại, phục vụ hiệu quả công tác nghiên cứu, tuyên truyền và khai thác tư liệu một cách nhanh chóng, tiết kiệm. Đồng thời, công tác lưu trữ còn giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý, bảo tồn và phát huy giá trị các di tích/ nhà ở truyền thống trong Khu phố cổ. Đây là nguồn tư liệu phản ánh đầy đủ quá trình hình thành, đặc điểm kiến trúc, hiện trạng sử dụng cũng như các giai đoạn trùng tu, tu bổ của từng công trình, góp phần quan trọng trong việc gìn giữ và phát huy bền vững giá trị Di sản Văn hóa Thế giới trong bối cảnh mới.

     Hiện nay, Trung tâm đang quản lý 1.345 hồ sơ di tích/ nhà ở thuộc khu vực I và khu vực II Khu phố cổ. Mỗi hồ sơ bao gồm nhiều loại tài liệu như danh mục hồ sơ, giấy phép, bản vẽ kiến trúc, công văn, ảnh mặt tiền, ảnh hiện trạng qua các năm, các quyết định và những tài liệu liên quan khác. Phần lớn các hồ sơ này vẫn được lưu trữ dưới dạng hồ sơ giấy truyền thống. Qua thời gian, việc bảo quản gặp không ít khó khăn do điều kiện khí hậu ẩm, mưa bão thường xuyên; đồng thời, công tác tra cứu, khai thác thông tin còn mất nhiều thời gian, công sức, nhất là khi số lượng hồ sơ ngày càng tăng. Trước thực tế đó, Trung tâm đã và đang từng bước triển khai giải pháp số hóa hồ sơ di tích/ nhà ở, rà soát, phân loại và chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ hiện có; ưu tiên số hóa các tài liệu quan trọng, dễ bị hư hỏng như bản vẽ gốc, hồ sơ trùng tu và hình ảnh hiện trạng qua các năm. Song song với đó là từng bước đầu tư trang bị thiết bị cần thiết, xây dựng kho dữ liệu số phục vụ công tác quản lý nội bộ, xem đây là hướng đi cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ an toàn cho các tài liệu có giá trị. Việc số hóa không chỉ giúp lưu giữ lâu dài các bản vẽ, hình ảnh, văn bản quan trọng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ chuyên môn trong quá trình tra cứu, nghiên cứu và phục vụ công tác trùng tu, tu bổ di tích.

     Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn và định hướng chuyển đổi số trong công tác quản lý lưu trữ hồ sơ, từ năm 2022 đến nay, Trung tâm đã triển khai công tác số hóa hồ sơ di tích và nhà ở trong khu phố cổ theo lộ trình cụ thể, phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị và đặc thù của Khu phố cổ. Trọng tâm của giai đoạn này là số hóa hồ sơ các di tích/ nhà ở khu vực I và khu vực II thuộc Khu phố cổ. Trên cơ sở rà soát, phân loại toàn bộ hệ thống hồ sơ hiện có, Trung tâm đã tổ chức số hóa có chọn lọc, ưu tiên các hồ sơ có giá trị cao, hồ sơ thường xuyên được khai thác, sử dụng trong công tác quản lý, cấp phép sửa chữa, tu bổ và giám sát các di tích/ nhà ở. Nội dung số hóa bao gồm đầy đủ các nhóm hồ sơ quan trọng như danh mục hồ sơ; hình ảnh hiện trạng, mặt tiền qua các năm; giấy phép; công văn; quyết định; hồ sơ kiến trúc; bản vẽ kỹ thuật; hồ sơ vẽ ghi; hồ sơ trùng tu, tu bổ qua các thời kỳ và các tài liệu liên quan khác. Đến nay, Trung tâm đã thực hiện số hóa 1.345 hồ sơ di tích và nhà ở trong khu phố cổ. Các hồ sơ sau khi số hóa đều được chuẩn hóa thông tin, sắp xếp theo cấu trúc khoa học, thống nhất, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và thuận tiện trong quá trình tra cứu, tìm kiếm thông tin. Việc hình thành hệ thống hồ sơ số hoá đã góp phần quan trọng trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử phục vụ công tác quản lý về bảo tồn di sản, đồng thời tạo tiền đề cho việc kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu trong thời gian tới.

     Song song với công tác số hóa hồ sơ, Trung tâm đã triển khai tạo mã QR cho toàn bộ 1.345 hồ sơ đã được số hóa. Mỗi mã QR được sử dụng như một định danh điện tử gắn với từng di tích, từng ngôi nhà cụ thể, liên kết trực tiếp với hồ sơ số tương ứng. Thông qua mã QR, cán bộ chuyên môn có thể nhanh chóng truy cập hồ sơ ngay tại thực địa, phục vụ hiệu quả cho công tác kiểm tra hiện trạng, giám sát can thiệp kiến trúc, thẩm định hồ sơ sửa chữa, tu bổ cũng như theo dõi biến động di tích/ nhà ở trong Khu phố cổ. Việc ứng dụng mã QR góp phần nâng cao tính kịp thời, chính xác trong công tác quản lý, đồng thời từng bước hiện đại hóa phương thức làm việc của đội ngũ cán bộ chuyên môn.

     Qua quá trình triển khai, công tác số hóa hồ sơ lưu trữ tại Trung tâm đã mang lại nhiều kết quả tích cực. Trước hết, hệ thống hồ sơ số giúp bảo vệ an toàn nguồn tư liệu gốc có giá trị cao, hạn chế nguy cơ hư hỏng, mất mát do tác động của thời gian, môi trường và thiên tai. Bên cạnh đó, việc tra cứu, sử dụng hồ sơ trong công tác quản lý về bảo tồn di sản trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn, góp phần rút ngắn thời gian xử lý công việc, nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng tham mưu chuyên môn. Hoạt động này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nghiên cứu khoa học, tổng hợp tư liệu và xây dựng các báo cáo chuyên đề liên quan đến di sản Đô thị cổ Hội An. Cơ sở dữ liệu số giúp hệ thống hóa thông tin về lịch sử hình thành, đặc điểm kiến trúc và quá trình bảo tồn của từng di tích, từng ngôi nhà, qua đó hỗ trợ hiệu quả cho công tác đánh giá hiện trạng, lập kế hoạch bảo tồn và đề xuất các giải pháp phù hợp trong từng giai đoạn.

     Trong thời gian tới, Trung tâm xác định tiếp tục hoàn thiện và phát huy hiệu quả song song giữa hệ thống bảo quản hồ sơ gốc và số hoá hồ sơ lưu trữ như kế hoạch đã đề ra. Trọng tâm là cập nhật, bổ sung dữ liệu tăng, giảm theo thực tế của các hồ sơ di tích/ nhà ở trong khu phố cổ; nghiên cứu tích hợp bản đồ số, dữ liệu không gian và hình ảnh chuyên ngành nhằm nâng cao tính trực quan và khả năng phân tích dữ liệu; đồng thời tiếp tục khai thác hiệu quả hệ thống mã QR phục vụ công tác quản lý, tuyên truyền và giáo dục di sản. Qua đó, từng bước xây dựng hệ thống quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ số hóa đồng bộ, giảm dần việc khai thác trực tiếp hồ sơ giấy, từng bước hình thành nguồn tư liệu số phục vụ quản lý, nghiên cứu và phát huy giá trị di sản. Đây cũng là nền tảng quan trọng góp phần vào quá trình chuyển đổi số trong hoạt động của Trung tâm, hướng tới mục tiêu bảo tồn và phát huy bền vững giá trị Di sản Văn hóa Thế giới - Đô thị cổ Hội An.

     Có thể khẳng định rằng, công tác số hóa hồ sơ lưu trữ tại Trung tâm Bảo tồn Di sản Văn hóa Thế giới Hội An không chỉ là giải pháp kỹ thuật mang tính trước mắt, mà là nhiệm vụ có ý nghĩa lâu dài, đặt nền tảng cho công tác quản lý di sản trong kỷ nguyên số. Với cách triển khai nghiêm túc, phù hợp với điều kiện thực tiễn Trung tâm đang từng bước nâng cao hiệu quả quản lý, bảo tồn và phát huy các giá trị di sản, góp phần giữ gìn toàn vẹn và kết nối những giá trị đặc sắc của một “di sản sống” với các thế hệ mai sau.
 

Tác giả: Nguyễn Thị Trang Thi

Nguồn tin: Trung tâm Bảo tồn Di sản Văn hóa Thế giới Hội An